[일 잘하는 글쓰기] 보고서로 화끈하게 소통하기

1 키워드 분류와 들여쓰기 자기 소개와 안부 인사를 시작으로 최근에 지시한 사항에 대해 A와 B, C의 우여곡절을 거쳐 D로 조율을 하기로 했으나 거래처인 E회사에서는 F를 추가적으로 요청하고 있는 상황이라는 내용을 나열할 경우, 보는 사람은 어떨까? 읽다 지쳐 보고서를 덮어버리거나, 그 내용을 대부분 기억 못할 가능성이 크다. 혹시 속으로 ‘왜 팀장님은 내 보고서를 읽다 말지?’라고 생각해본적이 있다면 답은 그 보고서 안에 존재한다. 에세이를 쓰듯 의식의 흐름에 따라 글을 쓰는 건 페이스북 하나면 족하다. 회사 보고서의 구조는 핵심 내용을 키워드로 대분류, 소분류하여 누구라도 알아보기 쉽도록 구성한다. 보고의 내용을 현재 진행 상황과 요청 사항 등을 항목별로 나누어 전개한 뒤, 세부적인 내용은 알아보기 쉽도록 들여쓰기 한다. 단락을 나누면 조금 더 쉽게 주제가 단락별로 눈에 들어온다. 2숫자와 차트를 다루는 마력 흔히 ‘보고서의 흥망성쇠는 숫자가 결정한다’고 말한다. 그만큼 그래프와 표의 숫자들이 잘못될 경우 보고서의 신뢰와 결과에 대한 신빙성은 함께 추락하고 만다. 보고서 안의 숫자는 정확하게 잘 사용되어야 한다. 회사 내에서 통용되는 단위를 쓰는 것이 좋다. 문서를 만들면서 ‘틀리지 말아야지’라는 숫자 강박관념을 어느 정도 가지는 것은 좋지만, 숫자 하나하나에 집착해 통계를 낸 목적과 전체적인 보고서의 흐름을 잊어서는 안 된다. 통계 결과에 따라 다양한 차트를 적재적소에 활용하는 것도 포인트. 백분율이나 구성 비율을 강조하고 싶을 땐 원그래프를, 서열과 크기 등으로 순위를 다룰 땐 가로 막대그래프를, 개수가 많지 않으면서 시간에 따른 변화를 보여주기엔 세로 막대그래프가 적당하다. 차트를 넣을 땐 해당 기간과 차트 값의 단위, 차트에 대한 목적과 용건을 드러내는 제목을 함께 넣는다. 3 보고서별 포인트 현황, 상황 보고서 >> 장황한 과정은 첨부하고 핵심만 나열하기 업무의 진행이나 상황에 대한 보고서를 작성할 때는 간결과 스피드가 중요하다. 핵심만 나열하는 것이 좋고 상사가 원하는 타이밍에, 가장 궁금해할 핵심 사항을 보기 좋게 정리하는 것이 포인트. 현황을 정리하면서 팩트만 전달하지 말고, 앞으로의 방향에 대한 의견을 첨가해야 한다. 업무 추진 계획서 >> 기대 효과를 숫자로 강조하기 문서의 목적은 단 하나다. 추진하고 싶은 업무 과제를 어떤 방식으로, 어떻게 진행시켜 성공해 나갈 것인지 상사를 설득하는 데에 있다. 그렇기 때문에 계획서 서두에 추진의 필요성과 배경은 명확하게 전달하는 게 좋다. 여기에 단계별 진행 과정, 업무를 성공했을 때 기대할 수 있는 결과를 덧붙여 마무리한다. 기대 효과를 나타낼 때엔 전년 대비 예상 매출 신장을 한눈에 볼 수 있는 그래프, 표가 함께 들어가면 좋다. 결과 보고서 >> 본론부터 치고 들어가기 결과 발표를 두고 상사가 가장 궁금해할 포인트를 역으로 생각해 글의 구조를 짠다. 업무를 추진했던 목적에 대해 언급한 후 바로 본론으로 들어간다. 진행 결과를 나타낼 사실적인 수치들을 그래프와 표로 넣은 뒤 이 수치가 갖는 메시지에 대해서도 단락을 나누어 정리한다. 어떤 점에서 성공적이었는지, 반면 아쉬웠던 점은 무엇이었는지 메시지를 전달한 다음 앞으로의 개선 방향에 대해 언급하며 마무리하면 된다. 원 페이지 보고서 >> 시각적인 자료를 십분 활용하기 많은 기업에서는 요즘 들어 한두 페이지 안에 모든 핵심을 담아낸 ‘원 페이지 보고서’를 선호하는 편이다. 아무리 본론을 줄여도 보고해야 할 결과치가 수두룩하다면 참 난감하다. 한두 문장으로 이루어진 단락으로 핵심을 남기고 추가 자료와 그래프는 첨부한다. 보고서에 대해 의문이 생길 경우를 대비해 증거가 필요한 곳에 첨부파일 페이지를 기재해 바로 확인할 수 있도록 보고서를 만든다.

1 눈에 잘 들어오는 편집 기술 매일 주고받는 가장 빈번한 형태의 보고가 ‘이메일’이다. 메일은 소소한 사항부터 공지사항, 과정 보고까지 다양한 비즈니스 정보를 나누고 설득과 요청이 오고 가는 매개체다. 빈번하게 쓰인다는 것은 실수를 하거나 중요성이나 꼭 지켜야 할 사항들을 간과하고 습관적으로 ‘하던 대로’ 보낼 가능성이 높음을 의미한다. 가장 간략하고 빠르게 내용을 전달하는 보고인 만큼 눈에 읽히는 편집이 중요하다. 제각기 다른 모니터의 사이즈를 고려해 한 줄엔 30자 이상을 넘지 않도록 쓴다. 전달하고자 하는 핵심 메시지가 한눈에 읽히도록 단락을 나누거나 번호를 넣는다. 중요한 정보에는 밑줄을 긋거나 굵은 글씨로 표시를 한다. 2 첨부 문서의 존재 이유 간략한 문장들로 내용이 한눈에 읽히도록 메일을 쓰는 건 읽는 이의 가독성을 위함이다. 그런데 자칫 모든 정보를 가지치기하고 쳐내기 시작하면 그야말로 불친절한 메일이 된다. 메일을 보낸 구체적인 이유와 목적을 오로지 첨부 문서, 파일에 꾹꾹 눌러 담아놓고 ‘첨부파일 확인 요망’이라는 불친절한 말로 끝을 내면 안 된다. 파일로 전하고 싶었던 내용을 두세 문장으로 정리해 ‘OO건과 관련된 통계 검토 사항을 파일로 정리한 결과를 첨부하였습니다’라는 말로 정리하면 좋다. 3 메일의 8할은 스피드 회사에서 메일을 선호하는 근본적인 이유는 ‘빠른 소통’에 있다. 긴 내용의 공지나 보고를 전체 메일로 빠르게 전달할 수 있기 때문이다. 그러니 사무실 자리에 있든 없든, 메일을 수시로 확인하는 버릇을 들여야 한다. 상대가 메일을 열어 봤는지 보낸 이가 확인할 수 있는 ‘수신 확인’ 혹은 ‘읽음’ 기능이 있으므로 빠르게 읽고 회신을 하거나 액션을 해야 한다. 즉각적으로 요청에 대한 답변이 어려운 상황이라면, 그런 자신의 상황을 밝히고 예상 회신 날짜라도 빠르게 알려야 한다. 미적거리는 사이 상대는 속이 터져 당신의 데스크 앞에 와 있을지도 모른다. 4 수신인, 참조인의 구분 메일을 보낼 때 ‘누구를 참조로 보낼 것인가’의 문제로 고민하는 사람들이 꽤 있다. 수신과 참조를 구분하는 명확한 근거는 함께 일을 하는 직접 업무 대상인지 아닌지에 달려 있다. 업무에 대해 직접적으로 관여 중인 과장은 ‘수신’으로, 일의 진행 상황을 전반적으로 알아야 하는 상사이거나 이에 대해 정보를 공유하고 있어야 할 부서장은 ‘참조’로 설정한다. 5 메일 제목의 정석 구구절절 길게 쓰면 읽기 싫어지고, 애매모호하게 추상적으로 쓰면 짜증을 불러 일으키는 것이 이메일 제목이다. 내용은 많고 함축적으로 제목을 쓰는 것이 와 닿지 않는다면 이 메일을 보내는 제1의 목적을 떠올린다. 몇 날 몇 시에 업무 지원을 바라는 내용의 공지 메일을 보낸다면 제목 자체에 구분을 지어주면 좋다. “[업무요청] OO행사 업무 지원 요청(기한 : 5/25, 오전 9시)” 정도로 쓰는 게 좋다. 최악의 제목은 ‘지원 요청’, ‘저는 인사팀 OO입니다’ ‘안녕하세요. 급한 일이 있어 메일 드립니다’ 등 내용을 파악할 수 없는 제목들이다.

1 세 번째 장부터 결론 보이기 프레젠테에션의 1번째 장에는 제목과 목차를 담는다. 두 번째 장에는 프로젝트를 시작했던 배경과 개요를 1장으로 정리한다. 이때 과정을 표로 정리하면 한눈에 들어온다. 그 후, 세 번째 장에 바로 결과에 대한 종합적인 분석을 내놓는다. 프로젝트로 인한 매출과 생산성 추이를 한눈에 비교할 수 있는 그래프를 넣고 여기에서 유추할 수 있는 유의미한 프로젝트의 결과 메시지를 정리한다. 이때, 긴 문장은 피하고 아주 짧게 한두 문장으로 주요 메시지를 구분한다. 2 정보와 메시지에 강약 체크하기 한 장의 프레젠테이션 문서를 눈으로 훑었을 때, 색색의 그래프와 흑백의 정리된 메시지 중 어느 것에 먼저 시선을 돌려야 할까. 가장 먼저 시선을 두어야 할 정보에 다른 색을 넣거나 강조 표시를 하는 건 많은 이들이 간과하고 넘어가는 디테일이다. 세로형 보고서와 달리 프레젠테이션으로 보고서를 만들 때에는 한 장마다 강약의 포인트를 주어야 한다. 이 장에서 기억하고 넘어가야 할 정보는 반드시 색과 디자인을 달리해 시선을 잡아끈다.

간결하고 핵심을 찌르는 문장, 간소화된 구조, 상사가 선호하는 스타일로 한 장의 보고서를 완성했다. 그런데 거래처 김 부장의 직함을 잘못 넣었다면? 한 가지 실수로 모든 정성이 물거품이 되었던 망신의 추억. 붙여넣기 한 이메일 제목 때문에 >> 퇴근 시간 전에 무조건 업무비 결제를 팀장에게 승인 받아야만 했다. 그런데 1시간 전에 이미 ‘A프로젝트 업무 진행건’에 관한 메일을 쓰고 난 후였다. 그대로 복사, 붙여쓰기를 해 제목을 넣고서는 메일 본문에 ‘빠르게 결제 요청’이라는 말을 넣었다. 몇 시간이 지난 후 피드백이 없어 팀장을 찾아가니 [긴급], 혹은 [결재 요청]이라는 머릿글이 없어 바쁜 와중에 읽지 못했던 것. 기한을 넘겨 프로젝트에 차질이 생겼고 ‘트러블 메이커’라는 별명을 얻게 됐다. 거래처의 헷갈리는 이름 때문에 >> 새로 함께 일을 시작한 B거래처에는 우리 회사 영업팀 부장님과 성만 다르고 이름은 같은 팀장이 있었다. 워낙 영업팀과 조율할 일이 많아 메일로 짧게 보고를 진행할 때였는데, B거래처에 보내는 미팅 날짜 조율에 관한 메일에 실수로 영업팀 부장님의 성과 이름을 넣었던 것. 부리나케 정정 메일을 보냈지만 거래처를 디테일하게 챙기지 못했다는 핀잔을 피할 수 없었다. 수신인과 참조인을 헷갈렸을 뿐인데 >> 팀에서 진행하는 상반기 홍보 이벤트/프로모션에 관한 결과 보고를 메일로 하면서 수신인에 팀장과 본부장을 함께 넣어도 된다고 자의적으로 판단해버린 것. 그러나 메일을 전송하고 1분 뒤. 본부장님으로부터 어마무시한 메일이 날아왔다. “그래서 나보고 어떻게 하라는 건가?” 간접적으로 보고해야 할 대상을 참조인이 아닌 수신인으로 넣었다가 생긴 참사였다.