퇴근해도 될까요?

업무 노트를 펼쳐 급한 일과 급하지 않은 일, 중요한 일과 중요하지 않은 일을 구분한 업무 일과표를 그리자. 오늘 가장 먼저 처리해야 할 일은 당연히 급하고 중요한 일(A). 그다음 순위는 바로 중요하지만 급하지 않은 일(B)이다. 대개 사람들은 이 순서를 헷갈린다. B는 어떤 업무의 사전 준비인 경우가 많다. B를 잘 해결한다면 일을 앞당겨 생각하게 되어 자연스레 급하면서 중요하지 않은 일(C)이 줄어든다.

하루 중에 전화나 메시지를 보낼 시간을 정해두자. 시간을 정한 뒤에는 형식을 정해야 한다. 여러사람에게 같은 내용을 보내거나 일정 기간을 두고 비슷한 내용을 전해야 할 경우 복사해서 효율적으로 전송할 수 있도록 나만의 메시지 형식을 정하는 것이다. 반복하기 쉬운 형태로 만들어두면 일의 속도가 현저히 빨라진다.

점심시간 직후에는 졸음이 밀려 온다. 이럴 때는 집중력이 필요한 일보다는 가볍게 할 수 있는 일을 배치하면 좋다. 자료 조사가 가장 적당할 수 있다. 일의 속도가 빠른 사람은 검색도 잘한다. 검색 키워드를 선정하는 가장 빠른 방법은 ‘왜?’ 란 질문을 ‘어떻게?’란 질문으로 바꾸는 것이다. 예를 들어 ‘왜 실패했는가?’를 검색하기보다는 ‘어떻게 하면 실패를 극복할 수 있는가?’로 바꾸어 찾아야 한다. 이유보다 해결 방법을 묻는 키워드를 검색하면 얻게 되는 결과가 달라진다.

상사가 어떤 업무를 맡겼다면 그가 진행 상황을 묻기 전에 먼저 보고하는 단계가 반드시 필요하다. 업무의 방향성을 확인할 수 있어야 지시를 내린 상사가 안심할 수 있을 뿐 아니라 기한이 다 되어 제출한 결과물에도 만족할 수 있다. 상사를 직접 만날 수 없다면 간단히 메일을 보내두는 것도 방법. 보고를 할 때는 결론부터 짧게 시작해 육하원칙으로 말하면 된다. 개인적인 의견과 사실은 구분할 것.

늦은 오후는 오전에 비해 훨씬 더 많은 잡념이 생긴다. 퇴근 후에 친구와 어디에서 무엇을 먹을지, 오늘 뜬 뉴스는 무엇인지 등 불필요한 잡념들이 집중을 방해한다. 이때 ‘지금 집중해서 일을 해야 야근을 피할 수 있다’는 생각을 반복적으로 하자. 할 일 중 적어도 한 가지는 완벽히 끝내야 마음이 편하다.

내일 할 일을 한눈에 볼 수 있도록 정리하자. 손으로 메모하면 업무를 잊지 않는다.

퇴근할 시간이 되면 사무실 책상은 각종 자료, 서류 등으로 정신이 없다. 퇴근 전에 필요한 물건과 불필요한 물건을 구분해 정리해야 한다. 책상 위가 지저분하면 물건을 찾는 데 시간을 허비한다. 불과 몇 초일지라도 그 짧은 시간이 모이면 큰 차이를 만든다. 버리기 애매한 서류는 휴대폰으로 찍어둘 것.

자신의 업무를 다 마쳤다고 해도 “먼저 퇴근하겠습니다”라고 말하는 게 생각보다 어렵다. 팀워크를 해칠 수 있기 때문. 따라서 개인 사정은 미리 상사와 동료에게 알릴 필요가 있다. 바쁠 때는 먼저 나서서 동료를 돕는 자세도 필요하다. 이렇게 하면 타인의 미움을 받지 않고 야근을 피할 수 있다. 자신의 성과를 능숙하게 홍보하는 일도 중요하다. 타인이 자신의 성과를 알고 있으면 칼퇴하거나 휴가를 쓸 때 눈치 볼 필요가 없다.