카톡으로 클라이언트 응대하기

업무용 파일을 메일이 아닌 카톡으로 주고받는 경우가 점점 늘고 있다. PC카톡이 대중화되었다고 해도 카톡은 기본적으로 모바일 기반이다. 상대방이 PC카톡 중인지 외부에서 모바일로 보고 있는지 모르는 상태에서 무턱대고 대용량 파일을 보내는 것은 실례다. 아무리 데이터 무제한인 사람이 대부분이라지만 카톡에서 파일을 다운로드할 때 다른 일은 하지 못 한 채 그것만 기다리고 있어야 한다는 것은 꽤 치명적인 단점이다. 모든 컨펌이 끝난 후 최종 파일을 대용량으로 전달하고 끝내야 하는 것이 맞지만 중간 컨펌 단계에서 카톡으로 파일이 오갈 때는 저용량 파일을 보낼 것. 저용량이기 때문에 화질이나 해상도가 떨어지는 것에 대한 양해도 함께 구하는 것이 좋다. 무엇보다 최종 파일은 카톡으로 보내고 끝낼 게 아니라 ‘대용량 파일은 메일로 보내겠습니다’라는 멘트와 함께 메일로 전달하는 것이 훨씬 격식을 차린 듯한 느낌이 든다. 이뿐 아니라 특정 OS에서만 구동 가능한 파일을 보내는 것도 배려가 부족한 행동이다. 아이폰을 사용하는 클라이언트에게 HWP 파일을 보내 ‘한글과 컴퓨터’ 뷰어를 깔게 만드는 행동은 받아들이는 사람 입장에서는 굉장히 짜증나는 포인트이니 조심해야 한다.

얼마나 무리한 요구를 하는 클라이언트가 많으면 카카오톡에 등록된 이모티콘의 타이틀이 ‘무리한 요구를 하는 클라이언트’일까. ‘화려하면서 심플하게’ ‘내일 아침까지 퀄리티 있게’ ‘있어 보이게 해주세요’ 등 클라이언트와 일을 해본 경험이 있다면 누구나 공감할 법한 멘트들이다. 클라이언트의 터무니없는 착각 중에는 우리가 5분 대기조라고 생각하는 태도도 있다. 카톡 메시지에 바로 답을 하지 않으면 즉시 전화를 하는 사람도 있다. 조급증이 심한 사람은 잠깐 화장실에 있는 순간도 참지 못하고 전화를 건다. 그런데 막상 전화를 받아보면 급하지 않은 경우가 대부분이라 더 화가 난다. 이런 사람에게는 늘 답이 느린 사람으로 이미지를 굳히는 것도 나쁘지 않다. 물론 내가 회사를 운영하는 오너라면 그럴 수 없지만 회사원이라면 ‘모르쇠’ 전법으로 나가볼 것. 매번 답을 늦게 할 수는 없지만 꼭 지금 당장 답하지 말고, ‘확인해보겠습니다’로 응수해보자. 확인 후 답변은 메일로 보내고, 카톡 대화를 선호하지 않는다는 인식을 심어주는 것도 좋다. 아무리 카톡으로 일하는 세상이라지만 클라이언트와 카톡을 ‘트고’ 나면 편해지는 건 클라이언트, 고생길 시작은 당신의 몫이다.

그 마음은 안다. 스트레스를 받을 때마다 사 모은 이모티콘이 벌써 10개가 넘어가고, 내 반려이모티콘을 자랑하고 싶은 그 마음 말이다. 업무 시간 중 가장 많이 카톡 메시지를 주고받는 다고 해서 클라이언트와 친구가 됐다고 착각하지 말자. 상대는 아직 하트 이모티콘을 날리는 동물 캐릭터에게 마음을 열 준비가 되지 않았다. ‘^^’ ‘ㅎㅎ’이 너무 성의 없어 보이거나 올드해 보인다는 이유로 요상한 이모티콘으로 대화의 마무리를 지어서는 안 된다. 꼭 이모티콘을 넣고 싶다면 누구에게나 기본으로 깔려 있는 스마일로 대체하자. 이모티콘을 받았을 때 아무런 의심 없이 받아들일 수 있는 것은 딱 그정도다. 특히 조금 편해졌다고 생각해서 퇴근 전 마지막 인사에서 의욕 없이 축 처져 있는 캐릭터를 보내거나 ‘열심히 할 거야 다음에’ 같은 글귀가 적힌 이모티콘을 보내서는 안 된다. 한번 웃기려고 하다가 계속 못 웃게 될 수도 있다.

어디서나 이미지가 중요하다. 이 공식은 클라이언트에게도 여지없이 통한다. 클라이언트에게 좋은 인상을 심어주는 것은 좋지만 ‘호구’로 보일 필요는 없다. 정리되지 않은 카톡 메시지까지 하나하나 답해줄 필요는 없다. 여기서 정리되지 않은 카톡이란 ‘대리님’이란 메시지를 보낸 후 연이어 ‘ㅠㅠ’ 혹은 ‘ㅋㅋㅋ’을 보내는 것을 말한다. 카톡으로 일을 할 수밖에 없는 세상에 살고 있다면 적어도 메일을 쓸 때처럼 기본적인 예의는 지켜야 한다. 제아무리 클라이언트라고 해도 목적이 있을 땐 인사를 건네고, 하나의 메시지에 하고 싶은 말을 정리해서 보내는 것이 매너다. 여러 번 나눈 메시지를 보내면서 친구와 수다 떨 듯 카톡을 활용하는 클라이언트는 차단을 당한 것도 모르고 ‘자?’ ‘자니?’ ‘정말 자는 거야?’라는 메시지로 상대방에게 무자비한 테러를 행하는 구남친과 같다. 상대방이 목적을 비출 때까지 일단 기다리자. 답답한 쪽은 내가 아니라 그쪽이다. 반대로 스스로 메시지를 하나씩 따로따로 보내는 좋지 않은 습관을 가졌다면 꼭 기억해야 할 단축키가 있다. ‘Shift-Enter’. 특히 PC카톡에서 엔터키를 잘못 눌러 아직 메시지 작성이 끝나지 않았는데 메시지가 전송되는 경우가 많다. 이럴 때는 ‘Shift-Enter’로 자동 줄 바꿈을 한 후 하나의 메시지로 정리해서 보내자. 클라이언트라고 해서 업무상 오는 카톡이 반가운 것은 아니다. 특별히 중요한 내용도 아닌데 연이어 오는 카톡 알림은 상대방에게 불쾌감만 심어줄 뿐이다. 그들도, 그리고 나도 정리된 문장으로 업무 내용을 인지할 권리가 있다.